WhatsApp Business: cos’è e come funziona, la guida completa

Se ti stai chiedendo cos’è WhatsApp Business, come funziona e se esiste una versione web da usare tramite PC o Mac, sei nel posto giusto.

WhatsApp Business è ormai uno strumento fondamentale per le PMI e negozi, sia online che fisici, per comunicare al meglio con i propri clienti, attivare un nuovo canale di vendita e assicurare una migliore e più immediata assistenza clienti. L’app è gratuita, quindi non ha nessun costo di accesso.

WhatsApp negli ultimi anni ha conquistato un enorme successo come piattaforma di messaggistica istantanea. Viene usata per le comunicazioni private da oltre due miliardi di persone, mentre sono oltre 175 milioni le persone che in tutto il mondo interagiscono con le aziende tramite la versione WhatsApp Business.

Ma come funziona WhatsApp Business nello specifico, come creare un account business su WhatsApp, come effettuare il download e configurarlo per il proprio negozio? Risponderemo a tutte queste domande e oltre in questa guida completa.

Cos’è WhatsApp Business

WhatsApp Business è una applicazione di messaggistica istantanea lanciata ufficialmente nel 2018 e si rivolge alle piccole e medie imprese. Si tratta di una versione pensata per chi ha un negozio online o fisico, oppure semplicemente per chi vende prodotti e servizi e vuole comunicare in maniera più efficace con i propri clienti o potenziali clienti.

Tramite l’app i clienti possono contattare una specifica azienda e intrattenere una conversazione, vedere cataloghi dei prodotti a disposizione, aggiungere i prodotti al carrello e ordinare direttamente in chat. Le aziende possono quindi sfruttare l’app per l’assistenza pre e post vendita, creando un rapporto personale e di fiducia col cliente.

Con l’evoluzione degli strumenti a disposizione avvenuta nel corso degli anni, WhatsApp Business si è trasformato da strumento per comunicare in maniera più immediata coi clienti in un vero e proprio canale di e-commerce.

Cosa cambia tra WhatsApp e WhatsApp Business

La versione standard di WhatsApp può essere usata per comunicare con la famiglia, gli amici o i colleghi di lavoro. WhatsApp Business è invece utile alle aziende per interagire con i clienti. L’interfaccia di WhatsApp Business è praticamente uguale alla versione standard, ma offre delle funzionalità in più pensate nello specifico per una clientela aziendale.

Tra queste c’è la possibilità, ad esempio, di creare delle risposte automatiche, creare una descrizione dell’azienda e aggiungere le informazioni di contatto come sito ufficiale, email e molto altro.

Proprio come per la versione standard, per usare la versione Business è richiesto un numero di cellulare dedicato da associare all’account.

Cosa si può fare con WhatsApp Business?

Le persone amano chattare, anche con le aziende. WhatsApp Business serve anche a questo, oltre ad automatizzare tutta una serie di operazioni che richiederebbero molto più tempo se svolte manualmente. Ecco nel pratico cosa si può fare con WhatsApp Business:

• Comunicare in tempo reale con i clienti: è la base di WhatsApp Business, cioè il motivo per cui è stata creata. Gli utenti conoscono bene questo strumento, infatti è utilizzato da persone di tutte le età, vista la sua semplicità d’uso. Chattare con i clienti significa costruire la brand identity aziendale, far sapere ai potenziali clienti dell’inizio di nuove promozioni o offerte, oppure impostare un vero e proprio servizio clienti automatizza
• Creare un catalogo prodotti: si possono creare dei veri e propri cataloghi e vetrine virtuali, che consentono alle persone di sfogliare i prodotti e decidere cosa acquistare.

  

• Creare messaggi di risposta automatici: se il personale dell’azienda che si occupa di gestire WhatsApp Business è assente, o se si vuole automatizzare questa operazione, viene in aiuto la possibilità di creare dei messaggi di risposta automatici, che vengono inviati ai clienti che contattano l’azienda. In base al tipo di contatto, dalla richiesta di assistenza alla domanda generica, è possibile personalizzare la risposta.
• Attivare la funzione carrello: forse la novità più interessante è la possibilità per i clienti di acquistare direttamente in chat. I clienti possono entrare nel catalogo, scegliere cosa acquistare e semplicemente cliccare sul pulsante “Aggiungi al carrello”, inviando l’ordine al venditore tramite un messaggio. Inoltre, è possibile anche usare il pulsante per gli acquisti per inviare l’ordine direttamente da WhatsApp Business.

Come creare un account Business su WhatsApp

Per creare un account su WhatsApp Business bisogna innanzitutto scaricare l’app per i dispositivi Android tramite Play Store, oppure su App Store se si utilizza iPhone. A questo punto si deve installare l’app e associare un numero di telefono a WhatsApp Business.

Il sistema fornisce la possibilità di utilizzare un numero di telefono privato anche per l’attività aziendale, quello che già si utilizza per inviare messaggi ad amici e famiglia, ma sarebbe una scelta sbagliata che non consigliamo.

È infatti necessario usare un nuovo numero, specifico per l’attività commerciale, perché non c’è la possibilità di usare lo stesso numero per Whatsapp e Whatsapp Business contemporaneamente.

Inserito il numero, bisogna dare conferma inserendo il codice di verifica arrivato tramite SMS e fornire le varie autorizzazioni. L’account è attivo, ora lo si può impostare inserendo la categoria merceologica, nome dell’attività, immagine del profilo e varie altre informazioni.

Il consiglio è quello di inserire quante più informazioni possibili: per farlo bisogna andare in Impostazioni, da Android tramite i tre puntini in alto a destra dalle chat, oppure su iOS cliccando sulla ruota dentata, che simboleggia appunto le Impostazioni.

Da qui poi basta scegliere Strumenti attività e poi Profilo dell’attività: a questo punto è possibile inserire gli orari di apertura e chiusura, indirizzo del sito web, descrizione del negozio e moto altro. Qui il riepilogo ufficiale per creare un account WhatsApp Business.

Come funziona WhatsApp Business

Una volta creato l’account e inserite le prime informazioni di contatto, è la volta di capire concretamente come funziona WhatsApp Business attraverso le funzioni che mette a disposizione per le PMI. Ecco cosa fare per completare l’account, configurare le varie funzionalità e iniziare a usare l’app.

Creare messaggi predefiniti su WhatsApp Business: usare quest’app significa soprattutto liberare tempo, sia in una prima fase di contatto col cliente che durante l’assistenza. Per questo è possibile impostare dei messaggi predefiniti, cioè delle risposte rapide come messaggi di benvenuto o assenza, che vengono inviate automaticamente.

Per configurare i messaggi automatici basta andare in Impostazioni, poi scegliere Strumenti attività, e infine scorrere in basso selezionando i vari tipi di messaggi che è possibile impostare, cioè:

• Messaggio di benvenuto: sono quelle comunicazioni automatiche da inviare durante il primo contatto col cliente, cioè quando invia un messaggio per la prima volta, o con le persone inattive per oltre 14 giorni. Un esempio potrebbe essere: “Ciao, benvenuto in NOME NEGOZIO. Come possiamo aiutarti?”. WhatsApp è uno strumento di tipo conversazionale, quindi bisogna sempre porre domande e spingere il più possibile per una interazione col cliente.

• Messaggio di assenza: sono quei messaggi automatici che vengono inviati se il cliente contatta l’azienda durante l’orario di chiusura, oppure quando il personale è in ferie. È importante definire l’orario quando si attiva questa funzione, quando insomma possono partire questi messaggi automatici. Un esempio potrebbe essere: “Grazie per averci contattato, al momento siamo chiusi, ma il nostro negozio è aperto dalle ore 09:00 alle 20:00 dal lunedì al venerdì. Ti risponderemo al più presto”.
• Risposte rapide: è una funzionalità molto utile per digitare velocemente risposte a domande molto frequenti. Si possono scrivere fino a 50 risposte predefinite, da associare a un comando testuale, composto dal simbolo “/“ più una parola. Ad esempio con /orario si può digitare automaticamente un messaggio che è stato precedentemente definito, in cui si indicano gli orari di apertura e chiusura, da inviare in chat senza doverlo scrivere ogni volta che si presenta l’occasione.

Creare e gestire un catalogo su WhatsApp Business: si tratta di un passaggio fondamentale per mostrare ai potenziali clienti i tuoi prodotti o servizi. Attivando il catalogo si accede anche alla funzione Carrello, che come abbiamo visto permette ai clienti di aggiungere al carrello i prodotti e inviare l’ordine semplicemente con un messaggio. Per attivare la funzione Catalogo bisogna andare su:

• Impostazioni, poi Strumenti attività e infine scegliere Catalogo
• A questo punto basta scegliere la voce “Aggiungi un nuovo articolo”
• In questo modo si crea il primo catalogo: a questo punto è necessario scegliere l’icona della macchina fotografica per aggiungere le immagini dalla galleria, o scattarne di nuove. Ogni prodotto può avere fino a 10 immagini.
• Qui è possibile anche scegliere il prezzo, nome prodotto, la descrizione e anche un link diretto alla pagina prodotto del tuo e-commerce, oltre a un eventuale codice articolo.
• Scegliere “Salva” e il gioco è fatto

Per inserire altri prodotti basta creare ulteriori schede, è davvero tutto molto semplice.

 Usare le etichette su WhatsApp Business: ogni conversazione all’interno dell’app Business si può contrassegnare con una etichetta specifica. Questa funzione serve a riconoscere a colpo d’occhio, ad esempio, a che punto del percorso di vendita si trova la conversazione. Per etichettare una conversazione è necessario tenerla premuta all’interno dell’elenco delle chat e scegliere in alto a destra l’icona delle etichette. Sono presenti in questa sezione delle etichette predefinite, da “Nuovo ordine”, “Nuovo cliente” e altre, ma si possono creare alcune completamente nuove. Si possono creare fino a 20 etichette.

Come usare WhatsApp Business Web su PC e Mac

Se si vuole gestire il proprio account WhatsApp Business da PC o Mac, è possibile farlo in due semplici modi:

• Scaricare l’app per ambiente desktop
• Usare WhatsApp Web

Per usarlo sul computer in ogni caso bisogna:

• Aprire l’app sullo smartphone
• Scegliere l’icona menu (i tre puntini verticali su Android) o Impostazioni (la ghiera dentata su iPhone)
• Selezionare WhatsApp Web
• Inquadrare il codice QR con la fotocamera dello smartphone

In questo modo l’app si collegherà al desktop e si potrà usare anche WhatsApp Business Web dal computer.

Come farti contattare dai tuoi clienti con WhatsApp Business

WhatsApp Business non è semplicemente un canale in più per vendere. Il suo elemento differenziante è proprio la sua natura conversazionale, quindi la possibilità di mettere in contatto direttamente l’azienda con il cliente. Per questo bisogna sfruttare la sua natura intrinseca per entrare in contatto con nuovi potenziali clienti.

Proprio perché è uno strumento facile da usare, i clienti che contattano un’azienda tramite WhatsApp si aspettano una risposta immediata e la doppia spunta blu, l’indicazione che il messaggio è stato letto, fornisce un elemento di fiducia e sicurezza in più al cliente.

Il consiglio è sempre quello di indicare nelle comunicazioni aziendali il numero di WhatsApp Business, oppure il codice QR associato, sul sito web aziendale o sui social, sia in organico che nelle campagne di marketing su Facebook. In questo modo i clienti sapranno sempre come contattare immediatamente l’azienda, e ottenere una risposta rapida sui loro dubbi.

Si conclude qui questa guida su come funziona WhatsApp Business, uno strumento ormai sempre più importante per coltivare il rapporto con i propri clienti e vendere online.