Come ogni anno, alla fine dell’anno, iniziamo tutti a fare buoni propositi per l’anno nuovo: ci sono i nostri desideri, le nostre aspettative, ciò che speriamo e ciò che vogliamo fare.
E quindi ci mettiamo di buona lena a compilare liste su liste di cose che faremo o che dovremmo fare.
E poi ci sono le liste per la spesa da fare per il cenone di fine Anno o per il pranzo di Natale, le liste dei regali, quelle su Amazon, quelle sugli shop online, e le liste di cose ancora da fare al lavoro…
Potremmo riempire l’articolo soltanto di una lista di liste che ogni persona mediamente compila.
In realtà, il sistema di creare liste di cose da fare è un valido alleato per chiunque debba gestire il proprio lavoro: le usano aziende e professionisti, casalinghe e studenti, le usavano le nonne e le usano gli scienziati. Sono uno strumento formidabile che serve a scaricare la memoria di dati e informazioni difficili da tenere a mente e a organizzare le attività secondo delle scadenze, delle priorità e così via.
Dunque le liste di cose da fare sono un potente strumento di gestione del proprio tempo (Time Management). Non farle significa navigare a vista, che significa in poche parole, non avere chiara la visione di ciò che si fa e di dove si sta andando. Infatti, le liste non sono, come qualcuno pensa, degli strumenti routinari di bassa pianificazione, bensì strumenti semplici ed efficaci che stanno alla base di una attenta pianificazione.
Quali sono gli strumenti o i metodi per fare liste più in voga?
1. GTD
Il padre delle liste è Dave Allen, che quando uscì con il suo libro “Detto, Fatto!” rivoluzionò con uno strumento alla portata di tutti, banale, la gestione del tempo anche in aziende grandissime.
Il metodo che Allen ha insegnato a manager e professionisti di tutto il mondo è il Getting Things Done (GTD) e si basa, a grandi linee su rotazione egli obiettivi, pianificazione e riduzione dei compiti in parti più piccole.
https://it.wikipedia.org/wiki/Detto,_fatto!
https://gettingthingsdone.com/
2. Action Method
È il metodo sviluppato dai fondatori del network Behance, conosciutissimo da tutti i creativi e adesso proprietà di Adobe. Il metodo è basato sulla gestione e l’organizzazione attraverso blocchetti e taccuini ben progettati e bellissimi da vedere e tenere sulla scrivania, in cui si incoraggia fare largo uso degli strumenti di Visual Thinking.
Per saperne di più https://actionmethod.com/
3. Il sistema Autofocus
Se vi piace il metodo GTD potrebbe piacervi questa variazione (o evoluzione) sul tema, progetta da Mark Foster che è molto semplice e si basa sulla lettura e rilettura della lista, in modo da capire o sentire quali compiti siano necessari e quali no.Per approfondire questo sistema https://markforster.squarespace.com/italian/
4. Blocchetti e post-it
Questo è il metodo più primitivo, cioè organizzare ogni settimana liste di compiti su fogli o post-it in modo da poterli ampliare e mettere in bella vista sui calendari. Quanti uffici avete visto con il famigerato planning murale riempiti di post-it rosa o gialli? I post-it si muovono a seconda della esecuzione o meno dei compiti.
Questa potrebbe essere un’ottima occasione per stampare dei bei blocchetti per compilare le liste. Prova a fare un preventivo.
5. App
Da quando ci sono gli smartphone, le liste possono stare nella nostra mano, in modo intelligente. Non solo possono essere collegate a calendari o programmi di posta elettronica, ma ci sono APP dedicate soltanto alla compilazione e fruizione delle liste. Si parte da programmi di Project Management come Asana o Trello, passando per quelli di gestione di appunti come Evernote o Google Documents, per arrivare a delle vere e proprie applicazione per gestire le liste, come:
Wunderlist, forse il più famoso, Get It Done, la app ufficiale del metodo GTD, la divertente Remember the Milk poi Google Keep, Microsoft To-Do, Any.do, Producteev, Todoist, Things, e molte altre che si differenziano spesso per la gestione delle liste e dei compiti, oppure, data la semplicità dello strumento, soltanto per l’interfaccia grafica.
Ma le liste sono davvero così importanti ed efficaci?
Molti si sono fatti questa domanda, dato che alla fine compilare liste è un lavoro di per sé e spesso le liste sono così lunghe o piene che creano frustrazione per l’impossibilità di terminarle.
E di aprire quindi la strada alla procrastinazione, ovvero al rimandare e ritardare alcuni di questi compiti, spesso i più importanti, a scapito dei meno importanti e più facili da eseguire.
In effetti, per usare bene le liste, bisogna imparare un buon metodo per farle: quindi il consiglio è di approfondire e studiare queste tecniche in modo da non non essere sopraffatto da papiri lunghissimi di cose da fare.
Altrimenti, per chi è un compilatore compulsivo di liste, potrebbe essere divertente stilare una lista di cose da NON fare, cioè imparare a buttare e fare pulizia rispetto ai compiti da eseguire: idee da scartare, compiti marginali o inefficaci, cose che si fanno solo per dovere o abitudine senza che abbiano un reale efficacia, compiti molto spiacevoli e così via. In questo modo, la lista oltre a liberarci la mente, ci libera anche dall’ansia di dover fare sempre tutto ma proprio tutto. Anche durante le vacanze.
Perché il segreto delle liste è che ad un certo punto finiscono e quel tempo che abbiamo quando una lista è terminata, non dobbiamo usarlo per compilarne subito un’altra, ma per goderci un po’ di meritato riposo!
Se siete a corto di idee, potete scaricare e stampare le “To do list” che abbiamo pensato per voi.
