Il press kit, o cartella stampa, è l’insieme di materiali pensati per i giornalisti e blogger che partecipano a conferenze stampa, lanci prodotto, fiere e altri eventi organizzati dalla tua azienda. Può essere in formato cartaceo, la classica cartellina portadocumenti contenente un plico di materiale informativo, oppure in formato digitale, salvato in una penna USB personalizzata. In alcuni casi vengono usati entrambi i supporti, includendo alcuni documenti stampati e altri salvati su pen drive: in questo articolo ci soffermeremo su quest’ultima tipologia di press kit, che a nostro parere sfrutta al meglio le potenzialità dei mezzi di comunicazione tradizionali e delle tecnologie digitali.
Quando si prepara un press kit è fondamentale fornire dei materiali dettagliati e interessanti, in grado di catturare l’attenzione dei giornalisti. Una cartella stampa confezionata con cura ti aiuterà a comunicare in modo chiaro ed efficace la brand identity dell’impresa e ad ottenere una risorsa inestimabile per qualsiasi tipo di business: la visibilità gratuita sulle testate giornalistiche che partecipano alle conferenze stampa o agli eventi in cui è presente la tua azienda.
Inoltre, delle informazioni precise e complete eviteranno sviste ed errori durante la stesura degli articoli o la preparazione dei servizi radiotelevisivi. Quest’ultimo aspetto è molto importante se si considerano i ritmi di lavoro frenetici delle redazioni, in cui i giornalisti sono spesso costretti a lavorare in fretta per rispettare le diverse scadenze.
Il contenuto del press kit
Il contenuto della cartella stampa può variare a seconda del settore e del tipo di evento, in ogni caso è fondamentale pianificare con largo anticipo i diversi materiali da inserire al suo interno. In questo modo sarà più facile reperire tutte le informazioni necessarie e preparare i vari elementi del press kit con cura, prestando attenzione anche all’aspetto estetico e al packaging esterno.
Un press kit deve contenere uno o più comunicati stampa, dei pieghevoli e altri documenti sull’azienda stampati su carta di qualità e inseriti in una cartellina personalizzata o in una shopper di carta o tessuto. Nel caso di eventi per il lancio di un prodotto o fiere di settore puoi anche includere, se le dimensioni e il budget lo permettono, dei campioni dimostrativi di un prodotto. Non deve mai mancare una chiavetta USB con alcune immagini e video in alta risoluzione e il logo dell’azienda, utilissimi per integrare le informazioni con del materiale visivo d’impatto.
Vediamo ora come preparare un press kit perfetto a seconda del tipo di evento che stai organizzando.
Fiere di settore: come comporre il press kit
Le fiere sono un’ottima occasione per presentare alla stampa tutte le novità sull’azienda: espansioni e acquisizioni, nuovi prodotti o servizi, partnership commerciali o altro. Il press kit per una fiera di settore dovrebbe includere i seguenti materiali:
- Comunicati stampa: a seconda delle notizie che vuoi diffondere, puoi includerne più di uno.
- Brochure sui prodotti o servizi che vuoi mettere in evidenza.
- Campioni di prodotto, direttamente nel kit o, nel caso in cui le dimensioni non lo consentano, disponibili allo stand su richiesta. I campioni sono un ottimo modo per offrire un’esperienza diretta a giornalisti e blogger, aumentando il loro coinvolgimento e quindi le possibilità di copertura mediatica.
- Una scheda informativa dettagliata sulle funzionalità e benefici del prodotto/servizio presentato.
- Un foglio con le dichiarazioni dirette del CEO o del presidente della società sulle novità presentate alla fiera, e i recapiti degli addetti alle PR in azienda.
- Un pieghevole contenente la storia dell’azienda e altre informazioni di contorno utili alla preparazione di un articolo o di un servizio giornalistico.
- Una penna USB personalizzata con video e foto di alta qualità, il logo dell’azienda in formato vettoriale e la rassegna stampa con gli articoli più importanti già pubblicati da altre testate online e offline.
Idea creativa: il press kit per farsi notare
In una fiera è fondamentale distinguersi dalle centinaia di espositori presenti con iniziative in grado di stupire i giornalisti che visitano il tuo stand e di lasciare un ricordo tangibile della tua azienda. Un’idea creativa per il press kit è aggiungere un gadget personalizzato a tema con i prodotti/servizi offerti dalla tua azienda.
Se operi nel settore informatico, ad esempio, puoi optare per un kit per la pulizia del monitor di tablet e PC personalizzato con il logo e i colori della tua azienda: un regalo utile e sicuramente gradito da un professionista che passa molte ore davanti al computer. Inserisci una cartolina all’interno della cartella stampa destinata ai giornalisti e blogger più influenti per invitarli a ritirare il loro omaggio direttamente al tuo stand: sarà un’ottima esca per intavolare una conversazione con loro e aumentare le possibilità di ottenere copertura mediatica.
Lancio di un nuovo prodotto o servizio: cosa non può mancare nel press kit
La presentazione di un nuovo prodotto o servizio deve attirare l’attenzione dei media su quest’ultimo e in generale sulle attività di innovazione e ricerca portate avanti dalla tua impresa. In questo caso, la cartella stampa dovrebbe contenere:
- Il comunicato stampa di presentazione del prodotto o servizio.
- Una brochure contenente le informazioni più importanti sull’azienda.
- Schede dettagliate sul prodotto o servizio in questione.
- Un campione del prodotto (se possibile).
- Un foglio con le dichiarazioni dirette del Product Manager della società sul nuovo articolo/servizio, e i recapiti diretti del team addetto alle PR.
- Una pen drive con immagini e video in alta risoluzione, insieme al logo aziendale in formato vettoriale e in alta risoluzione.
La presentazione di un nuovo prodotto o servizio deve accendere i riflettori sulle sue potenzialità e i benefici per il cliente. Rendi il tuo press kit ancora più efficace aggiungendo un invito per partecipare a una sessione dimostrativa subito dopo la conferenza stampa. Giornalisti e blogger potranno fare una vera full immersion nel prodotto e creeranno degli articoli e servizi più dettagliati e coinvolgenti.
Lancio di una nuova azienda: il press kit a sostegno del nuovo brand
Se sei in procinto di lanciare una nuova attività di business, organizzare una conferenza stampa curata nei minimi dettagli è fondamentale per instaurare relazioni proficue con le testate giornalistiche e i principali influencer di settore. Oltre a fornire il comunicato stampa, i pieghevoli e tutta la documentazione che abbiamo già visto per le altre tipologie di evento, dovrai gettare le basi per la costruzione di un’identità aziendale solida e riconoscibile.
Una soluzione efficace consiste nello sfruttare alcune strategie di marketing incentrate sul passaparola già a partire dalla preparazione della cartella stampa, con l’obiettivo di rafforzare la notorietà del nuovo brand.
Ad esempio, puoi lanciare una gara in cui sfidi tutti i giornalisti a scrivere sui loro profili social una frase su un tema prescelto (attinente al tuo settore) taggando il profilo della tua azienda. Annuncia il contest all’inizio della conferenza stampa, invitando i presenti ad aprire la busta all’interno del press kit contenente le istruzioni per partecipare. Le frasi pubblicate creeranno un buzz mediatico che aumenterà istantaneamente la notorietà e la visibilità del marchio.