Digitalizzazione delle imprese: le industrie 4.0

Quando parliamo di digitalizzazione delle imprese, pensiamo subito alla cosa più evidente: documenti che dalla forma cartacea diventano digitali. Questa però è solo una piccola parte del più ampio significato di digitalizzazione aziendale.

Digitalizzare un’impresa significa implementare strumenti e tecnologie digitali per rendere più efficienti i processi aziendali e più competitiva l’azienda stessa. Questa è una più corretta definizione per la digitalizzazione delle imprese.

L’obiettivo della digitalizzazione è rendere l’azienda più efficiente e sicura – quindi più competitiva – risparmiando risorse e semplificandone il funzionamento. Per raggiungere questi obiettivi si usano gli strumenti digitali che vanno a modificare:

1) i processi e i flussi dell’azienda

2) il modo in cui sono creati e condivisi i documenti

È quindi normale che, come ogni cambiamento, anche la trasformazione digitale possa provocare conflitti e qualche mal di pancia all’interno delle aziende. Eppure, nei prossimi anni la spinta verso la digitalizzazione aziendale sarà ancora più forte. I vantaggi di un’impresa digitalizzata, come vedremo, sono molti.

Digitalizzare le imprese: cosa significa

Cerchiamo di essere più concreti. Cosa significa digitalizzare un’impresa nel dettaglio? I fronti su cui ci si muove per migliorare l’efficienza di un’azienda usando strumenti digitali sono solitamente due, e sono connessi tra loro:  

• La documentazione
• I processi

Digitalizzare i documenti aziendali – ordini, fatture, inventari, libri magazzino, corrispondenza commerciale, etc… – vuol dire smaterializzarli: passare da un supporto analogico come la carta a uno digitale. Così facendo si cambia però l’essenza stessa dei documenti e si aprono innumerevoli possibilità di miglioramento per un’impresa. Ecco, dunque, che vengono digitalizzati anche i processi.

Piattaforme e tecnologie digitali permettono di cambiare i processi aziendali, ad esempio condividere, approvare, modificare e inviare più velocemente i documenti. Si può collaborare all’uso di una stessa risorsa – che sia un libro mastro o un insieme di preventivi – integrare più facilmente nuovi canali di vendita online con flussi e strutture esistenti in azienda.

Una conseguenza positiva della digitalizzazione è l’accumulazione di una grande e preziosa quantità di dati. I dati sono una risorsa fondamentale per capire il trend dell’azienda, impostare le strategie, migliorare ulteriormente i processi e procedere con l’automatizzazione di alcune attività liberando risorse umane ed energie da destinare ad attività con maggiore valore.

Ecco qualche esempio pratico di digitalizzazione aziendale:

• Utilizzo di strumenti collaborativi e digitali: app per videoconferenze, messaggistica aziendale, social network aziendali, condivisione dei documenti.
• Cloud per la documentazione digitale con meccanismi di autenticazione degli utenti e assegnazione di diversi ruoli e autorizzazioni, così da proteggere le informazioni sensibili e migliorare i flussi di lavoro.
• Canali di vendita online – e-commerce – integrati con i software gestionali (magazzino, inventario, etc…).
• Piattaforme per la creazione, la modifica, l’invio al cliente e l’archiviazione di documenti come bolle, fatture, documenti di trasporto.

• Strumenti di raccolta e analisi predittiva dei dati, ad esempio per capire le aree di vendita di maggior successo in un e-commerce o i tempi di percorrenza dei trasporti in un’azienda di logistica.

• Formazione continua del personale sulla digitalizzazione aziendale e ascolto delle esigenze di collaboratori, fornitori, partner commerciali.
• [….]

La pandemia e il salto nella digitalizzazione

Lo si è percepito in diversi settori: il COVID-19 ha accelerato processi e tendenze già in atto nell’ultimo decennio. È avvenuto anche per la digitalizzazione aziendale.

Nel corso del 2020 il lavoro a distanza è cresciuto molto, così come sono aumentati gli investimenti in tecnologie di comunicazione interna. Se nel gennaio 2020 i dipendenti in telelavoro erano meno del 5%, già nel marzo 2020 sono passati al 20% (37% per le grandi imprese). Tra il 2019 e il 2020 è cresciuta di molto anche la quota di imprese che hanno sui propri siti web informazioni sui prodotti offerti: 55,5% nel 2020 dal 33,9% dell’anno precedente. Ciononostante, le applicazioni digitali più evolute sono poco utilizzate tra le PMI, secondo l’ultimo

Perché investire nella digitalizzazione delle imprese?

Secondo il : solo il 4,1% delle imprese digitalmente mature ha ridimensionato le attività a causa della pandemia, contro quote più che doppie di imprese nelle altre categorie.

La maggiore competitività delle aziende digitalizzate, soprattutto in scenari di crisi, è solo uno dei diversi vantaggi della digitalizzazione aziendale.

Ecco altri vantaggi della digitalizzazione dei processi aziendali:

• Si riducono gli errori: snellendo i passaggi e automatizzando alcuni processi, il rischio di incorrere in errori o dimenticanze diminuisce.
• Si riducono i costi: a fronte degli investimenti iniziali, processi più semplici ed efficienti riducono i costi di gestione e di personale impiegato in attività a basso valore. L’azienda usa meno risorse e lo fa in maniera più efficiente.
• Più controllo e trasparenza: processi digitalizzati con la corretta gestione di accessi e autorizzazioni permettono un maggiore controllo. Quando c’è qualcosa che non va è più facile individuarne le cause e le responsabilità. Flussi digitalizzati garantiscono inoltre una maggiore trasparenza e accountability nei confronti degli investitori o dei beneficiari.
• Più soddisfazione dei clienti: aziende digitalizzate sono più veloci ed efficienti, riescono ad integrare facilmente i canali di vendita con il resto delle strutture aziendali rispondendo con adeguatezza alle esigenze dei clienti.
• Più flessibilità: la digitalizzazione dei processi aziendali non è cosa semplice, ma una volta attuata permette più facilmente di modificare e adeguare i flussi aziendali alla situazione corrente. Un’azienda digitalizzata è più reattiva nei confronti di nuovi scenari.
• Migliori strategie, basate sui dati: l’analisi di big data permette alla dirigenza di avere una base solida su cui prendere le decisioni, risolvere i problemi e impostare strategie di crescita.

Bisogna dire che, come in ogni cambiamento, la digitalizzazione può creare conflitti e resistenze. È assolutamente normale: si toccano strumenti, processi e abitudini consolidate all’interno dell’azienda che spesso hanno funzionato per anni.

Il processo di digitalizzazione delle imprese per forza di cose deve essere graduale e partecipativo. È necessario ascoltare esigenze e feedback di collaboratori, clienti e partner, prevedere strumenti di valutazione del processo e percorsi di formazione continua per il personale.