Digitalizzazione aziendale: significato e vantaggi per le imprese

Digitalizzazione aziendale: significato e vantaggi per le imprese

Redazione Pubblicato il 2/14/2022

Digitalizzazione aziendale: significato e vantaggi per le imprese

Quando parliamo di digitalizzazione delle imprese, pensiamo subito alla cosa più evidente: documenti che dalla forma cartacea diventano digitali. Questa però è solo una piccola parte del più ampio significato di digitalizzazione aziendale.

Digitalizzare un’impresa significa implementare strumenti e tecnologie digitali per rendere più efficienti i processi aziendali e più competitiva l’azienda stessa. Questa è una più corretta definizione per la digitalizzazione delle imprese.

Digitalizzazione aziendale
Un fascio di dati come simbolo della digitalizzazione aziendale

L’obiettivo della digitalizzazione è rendere l’azienda più efficiente e sicura – quindi più competitiva – risparmiando risorse e semplificandone il funzionamento. Per raggiungere questi obiettivi si usano gli strumenti digitali che vanno a modificare:

1) i processi e i flussi dell’azienda

2) il modo in cui sono creati e condivisi i documenti

È quindi normale che, come ogni cambiamento, anche la trasformazione digitale possa provocare conflitti e qualche mal di pancia all’interno delle aziende. Eppure, nei prossimi anni la spinta verso la digitalizzazione aziendale sarà ancora più forte. I vantaggi di un’impresa digitalizzata, come vedremo, sono molti.

Digitalizzare le imprese: cosa significa

Cerchiamo di essere più concreti. Cosa significa digitalizzare un’impresa nel dettaglio? I fronti su cui ci si muove per migliorare l’efficienza di un’azienda usando strumenti digitali sono solitamente due, e sono connessi tra loro:  

  • La documentazione
  • I processi

Digitalizzare i documenti aziendali – ordini, fatture, inventari, libri magazzino, corrispondenza commerciale, etc… – vuol dire smaterializzarli: passare da un supporto analogico come la carta a uno digitale. Così facendo si cambia però l’essenza stessa dei documenti e si aprono innumerevoli possibilità di miglioramento per un’impresa. Ecco, dunque, che vengono digitalizzati anche i processi.

Digitalizzazione significato
L’automatizzazione è un significato della digitalizzazione aziendale

Piattaforme e tecnologie digitali permettono di cambiare i processi aziendali, ad esempio condividere, approvare, modificare e inviare più velocemente i documenti. Si può collaborare all’uso di una stessa risorsa – che sia un libro mastro o un insieme di preventivi – integrare più facilmente nuovi canali di vendita online con flussi e strutture esistenti in azienda.

Una conseguenza positiva della digitalizzazione è l’accumulazione di una grande e preziosa quantità di dati. I dati sono una risorsa fondamentale per capire il trend dell’azienda, impostare le strategie, migliorare ulteriormente i processi e procedere con l’automatizzazione di alcune attività liberando risorse umane ed energie da destinare ad attività con maggiore valore.

Digitalizzazione processi aziendali
Una serie di app utilizzate per la digitalizzazione dei processi aziendali

Ecco qualche esempio pratico di digitalizzazione aziendale:

  • Utilizzo di strumenti collaborativi e digitali: app per videoconferenze, messaggistica aziendale, social network aziendali, condivisione dei documenti.
  • Cloud per la documentazione digitale con meccanismi di autenticazione degli utenti e assegnazione di diversi ruoli e autorizzazioni, così da proteggere le informazioni sensibili e migliorare i flussi di lavoro.
  • Canali di vendita online – e-commerce – integrati con i software gestionali (magazzino, inventario, etc…).
  • Piattaforme per la creazione, la modifica, l’invio al cliente e l’archiviazione di documenti come bolle, fatture, documenti di trasporto.
  • Strumenti di raccolta e analisi predittiva dei dati, ad esempio per capire le aree di vendita di maggior successo in un e-commerce o i tempi di percorrenza dei trasporti in un’azienda di logistica.
  • Formazione continua del personale sulla digitalizzazione aziendale e ascolto delle esigenze di collaboratori, fornitori, partner commerciali.
  • [….]

La pandemia e il salto nella digitalizzazione

Lo si è percepito in diversi settori: il COVID-19 ha accelerato processi e tendenze già in atto nell’ultimo decennio. È avvenuto anche per la digitalizzazione aziendale.

Nel corso del 2020 il lavoro a distanza è cresciuto molto, così come sono aumentati gli investimenti in tecnologie di comunicazione interna. Se nel gennaio 2020 i dipendenti in telelavoro erano meno del 5%, già nel marzo 2020 sono passati al 20% (37% per le grandi imprese). Tra il 2019 e il 2020 è cresciuta di molto anche la quota di imprese che hanno sui propri siti web informazioni sui prodotti offerti: 55,5% nel 2020 dal 33,9% dell’anno precedente. Ciononostante, le applicazioni digitali più evolute sono poco utilizzate tra le PMI, secondo l’ultimo

Perché investire nella digitalizzazione delle imprese?

Secondo il : solo il 4,1% delle imprese digitalmente mature ha ridimensionato le attività a causa della pandemia, contro quote più che doppie di imprese nelle altre categorie.

Digitalizzazione imprese: i vantaggi
Migliori strategie aziendali come vantaggio della digitalizzazione delle imprese

La maggiore competitività delle aziende digitalizzate, soprattutto in scenari di crisi, è solo uno dei diversi vantaggi della digitalizzazione aziendale.

Ecco altri vantaggi della digitalizzazione dei processi aziendali:

  • Si riducono gli errori: snellendo i passaggi e automatizzando alcuni processi, il rischio di incorrere in errori o dimenticanze diminuisce.
  • Si riducono i costi: a fronte degli investimenti iniziali, processi più semplici ed efficienti riducono i costi di gestione e di personale impiegato in attività a basso valore. L’azienda usa meno risorse e lo fa in maniera più efficiente.
  • Più controllo e trasparenza: processi digitalizzati con la corretta gestione di accessi e autorizzazioni permettono un maggiore controllo. Quando c’è qualcosa che non va è più facile individuarne le cause e le responsabilità. Flussi digitalizzati garantiscono inoltre una maggiore trasparenza e accountability nei confronti degli investitori o dei beneficiari.
  • Più soddisfazione dei clienti: aziende digitalizzate sono più veloci ed efficienti, riescono ad integrare facilmente i canali di vendita con il resto delle strutture aziendali rispondendo con adeguatezza alle esigenze dei clienti.
  • Più flessibilità: la digitalizzazione dei processi aziendali non è cosa semplice, ma una volta attuata permette più facilmente di modificare e adeguare i flussi aziendali alla situazione corrente. Un’azienda digitalizzata è più reattiva nei confronti di nuovi scenari.
  • Migliori strategie, basate sui dati: l’analisi di big data permette alla dirigenza di avere una base solida su cui prendere le decisioni, risolvere i problemi e impostare strategie di crescita.

Bisogna dire che, come in ogni cambiamento, la digitalizzazione può creare conflitti e resistenze. È assolutamente normale: si toccano strumenti, processi e abitudini consolidate all’interno dell’azienda che spesso hanno funzionato per anni.

Il processo di digitalizzazione delle imprese per forza di cose deve essere graduale e partecipativo. È necessario ascoltare esigenze e feedback di collaboratori, clienti e partner, prevedere strumenti di valutazione del processo e percorsi di formazione continua per il personale.