12 app per aiutarti a concentrarti, organizzare e portare a termine il lavoro

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Oggigiorno social network, e-mail e innumerevoli altre distrazioni possono compromettere notevolmente la nostra attenzione. Spesso risulta difficile concentrarsi su un’attività alla volta. Per fortuna, esistono un sacco di app che ti aiutano a concentrarti, organizzare e sfruttare al meglio il tuo tempo.

App per bloccare l’accesso a social network, e-mail e siti web

Ti capita mai di prendere il cellulare o di essere al PC e aprire Facebook, Instagram o Twitter per la centesima volta nello stesso giorno? Gli abili ideatori di questi social hanno volutamente progettato le loro app per creare dipendenza e a volte è utile ricorrere a un piccolo aiuto per “disintossicarsi”.

1.Focus (Mac)

Focus è un’app per Mac che uso e che può aiutarti a ridurre l’utilizzo dei social network. Può anche impedirti di controllare costantemente la tua e-mail o il tuo sito preferito. È possibile scegliere quali siti bloccare e mantenere la concentrazione per un periodo predefinito di 25 minuti o per la durata di tempo desiderata. In alternativa, puoi impostare degli orari fissi giornalieri in cui bloccare app, siti ed e-mail; ad esempio, potresti decidere di bloccarli tra le 9:30 e le 12:30 e concederti di dargli un’occhiata a pranzo. Se provi ad accedere a un sito bloccato, come ad esempio Facebook, visualizzerai una citazione volta a spronarti. Focus dispone anche di un timer “Pomodoro” integrato. La Tecnica del pomodoro è un metodo per la gestione del tempo in cui si suddivide l’attività in intervalli, separati da brevi pause. Inoltre, dopo aver completato diverse sessioni di lavoro, è possibile prendersi una pausa più lunga.

2.Cold Turkey (Mac e PC)

Cold Turkey ha caratteristiche molto simili a Focus, con il vantaggio che funziona sia per PC sia per Mac. Un’aggiunta interessante consiste nella possibilità di bloccare il timer per evitare modifiche. Ciò significa che è molto più difficile da aggirare, il che può essere positivo se ti distrai facilmente. Prima di decidere se e quali app o siti bloccare, puoi provare a utilizzare normalmente il tuo computer e consultare le statistiche per vedere quanto tempo perdi e su quali siti.

Immagine – https://getcoldturkey.com/support/user-guide/

3.Freedom (Mac, Windows, iOS)

Oltre alle distrazioni indotte dai computer, molti di noi possiedono chiaramente anche cellulari e tablet. È qui che entra in gioco l’app Freedom. Oltre alle versioni per PC e Mac, esiste una versione per iOS. Puoi avvalerti di Freedom per bloccare siti web, e-mail e app, così da limitarne l’utilizzo. Se ti occorre la massima concentrazione, puoi anche decidere di bloccare completamente Internet. L’app dispone anche di una modalità di blocco per i momenti di scarsa motivazione, in modo da assicurarti che la tua dipendenza da social network non interferisca con le tue attività. Una caratteristica interessante di Freedom sta nel fatto che, essendo disponibile su Mac, PC e iOS, puoi sincronizzare il blocco su tutti i tuoi dispositivi. In questo modo non sarai più tentato di dare un’occhiata al tuo iPhone mentre lavori al PC. Freedom ti consente anche di pianificare i blocchi in anticipo e crearne di ricorrenti, in modo da poter strutturare una tabella di marcia priva di distrazioni per tutta la settimana.

4.AntiSocial (Android)

Se sei un utente Android, dai un’occhiata all’app AntiSocial, scaricala e usala per 2 settimane. L’app monitorerà il modo in cui usi il cellulare confrontandolo con quello di altri utenti nel mondo. Così facendo ti indicherà le eventuali app su cui trascorri (e perdi) più tempo. Avrai inoltre la possibilità di inserirle in una blacklist per ridurne l’utilizzo.

5.Modalità “Non disturbare” e disattivazione notifiche app

Scaricare app è semplice, ma lo è ancora di più mettere il cellulare in modalità “Non disturbare” in modo da non ricevere chiamate e notifiche dalle app quando hai bisogno di concentrazione assoluta. Meglio ancora sarebbe disattivare le notifiche di siti come Facebook e Instagram così da smettere di voler controllare e rispondere immediatamente ai commenti e ai nuovi post.

App per scrivere senza distrazioni

Se devi scrivere contenuti o proposte di articoli per un blog, avere un’app di scrittura completa di tutte le funzionalità può rivelarsi una fonte di distrazione. Spesso è meglio annotare rapidamente tutte le informazioni senza preoccuparsi troppo della formattazione. Solo dopo aver ultimato la prima bozza arriva il momento della formattazione e dell’editing. Esistono moltissime opzioni per scrivere senza farsi distrarre, eccone qualcuna che potresti voler approfondire.

6.Focused (Mac)

Questa è un’app che anch’io utilizzo, soprattutto se voglio abbozzare rapidamente delle idee. L’interfaccia è volutamente minimalista e abbastanza vuota. Tutto ciò che devi fare è iniziare a scrivere. C’è anche la possibilità di configurare l’app in modalità Paragrafo o Frase. Ad esempio, se selezioni la modalità Frase, ciascuna frase svanirà man mano che scrivi la successiva. Ciò ti aiuta a sopprimere il bisogno di dover tornare indietro e modificare il testo prima di aver scritto una prima bozza completa. In pratica ti aiuta ad accelerare la scrittura. Se devi raggiungere un numero di parole o rispettare un limite di caratteri specifico, puoi farlo comparire nell’angolo in alto a destra. Per garantire zero distrazioni, inoltre, puoi mettere l’app in modalità schermo intero. Se vuoi, è possibile riprodurre musica d’atmosfera come delle gocce di pioggia, anche se personalmente lo trovo un po’ fastidioso. Quando sei pronto per formattare il testo, puoi farlo con Markdown oppure utilizzando il menu di formattazione nella parte superiore dello schermo. Il testo può essere salvato in vari formati, tra cui Rich Text, Pdf e HTML, il che è molto utile per scrivere dei post blog.

7.IA Writer (Windows, Mac, Android, iOS)

IA Writer è un altro strumento di scrittura “distraction-free”. È molto simile a Focused, tuttavia, IA Writer è disponibile anche per PC, Android e iOS. Come Focused presenta un’interfaccia molto minimal e semplice che ti permette di focalizzarti su una frase o un paragrafo alla volta.

App per organizzare le attività

8.Todoist (iOS, Android, MacOS, Windows e altro)

Ad oggi Todoist è la mia app preferita per organizzare i miei progetti personali e i lavori di design. È abbastanza semplice da usare, ma in caso di necessità dispone anche di varie funzioni. Per iniziare basta aggiungere un progetto, ad esempio “Progettazione brochure”. Quindi, all’interno di quel progetto, puoi creare attività/liste di cose da fare. Potresti aggiungere un’attività chiamata “Fase di briefing” e un’altra dal titolo “Elementi grafici iniziali”, pianificare ogni attività e persino inviarti dei promemoria. Se vuoi spingerti oltre, puoi anche aggiungere un’etichetta alle tue attività, ad esempio il nome del cliente. Todoist ti mostrerà quindi ciò che deve essere portato a termine “Oggi” o nei prossimi 7 giorni.

Una volta completata un’attività, ti basta fare clic o toccare il cerchio per farla scomparire. Un’altra utile funzione dell’app ti permette di pianificare attività ricorrenti. Ad esempio, se devi progettare una newsletter periodica per un cliente, puoi pianificarla per ogni mese. Todoist ti consente anche di assegnare attività ad altre persone con cui condividi un progetto. Di conseguenza, se collabori con un altro creativo, potresti assegnare a lui determinate attività e a te la parte restante. Un altro considerevole risparmio di tempo deriva dalla possibilità di convertire le e-mail di Outlook o Gmail in attività. Se un cliente ti invia un’e-mail con delle modifiche da apportare, puoi semplicemente convertirla in un’attività da aggiungere alla tua lista.

9.Microsoft To-Do – ex Wunderlist (Web, iOS, Windows, Android)

Ti ricordi di un’app chiamata Wunderlist? Era un’app molto in voga e facile da usare per organizzare il proprio lavoro e la vita in generale. È stata acquisita da Microsoft e la nuova versione è ora nota come Microsoft To-Do. Se utilizzi Windows, potrebbe essere un’ottima scelta dal momento che si integra con le attività di Outlook. Microsoft To-Do funziona in modo analogo alla maggior parte delle app di organizzazione delle attività. È possibile creare liste e suddividerle in attività con scadenze e promemoria. Puoi anche ripetere delle attività e suddividerle in attività secondarie più piccole chiamate “step”. Una volta create le liste e le attività, è possibile visualizzarle in “La mia giornata”, che mostra le attività del giorno, o in “Pianificato”, comprendente i titoli Oggi, Domani e Prossima settimana.

10.App simili a Todoist e Microsoft To-Do

App dallo stile molto simile a Microsoft To-Do e Todoist sono Things (Mac e iOS) e OmniFocus (Mac e iOS). Prima di passare a Todoist, utilizzavo Things. È ben progettata, ma la seccatura di entrambe queste applicazioni è che offrono licenze separate per piattaforme Mac e iOS, facendo di conseguenza lievitare un po’ il costo.

11.Trello (Browser, iOS, Android, Mac)

Trello funziona in maniera diversa rispetto alle precedenti app menzionate. Si inizia col creare una bacheca (board), che può rappresentare un determinato progetto. All’interno della bacheca, puoi creare delle liste e su ciascuna di esse aggiungere le cosiddette schede. Ci sono diversi modi in cui puoi usare le liste, ad esempio, potresti crearne una per ogni tipo di attività all’interno di quel progetto, come progettazione, social network e riunioni e, al di sotto delle stesse, creare delle schede che rappresentino delle attività in cui puoi aggiungere testi, immagini e link, nonché una data di scadenza. Su Trello puoi anche collaborare con altre persone, il che è utile in caso di progetti condivisi.

12.Google Tasks (Browser, iOS, Android)

Se già utilizzi prodotti Google come Gmail e Google Calendar, potresti provare Tasks, la semplicissima app gratuita che si integra con entrambi. Ti consente di creare delle liste e aggiungere attività con scadenze. Puoi anche aggiungere delle attività secondarie.

Pianificare la giornata o la settimana può aiutarti a essere più produttivo e spuntare le attività svolte dalla lista delle cose da fare è decisamente appagante. Inoltre, programmare altre attività secondarie che potresti dover svolgere al di fuori del lavoro ti permette di sgombrare la mente e lasciare spazio per concentrarti sull’attività in corso.

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