Smart working: pro, contro, consigli per gestirlo al meglio (e tool per lavorare da remoto)

Negli ultimi anni, molti di noi hanno sperimentato il lavoro da remoto. Un’esperienza che ha aperto gli occhi a tante imprese e a tanti lavoratori: se prima recarsi in azienda, in ufficio, faceva parte della nostra routine, oggi le prospettive sono cambiate e molte persone si sono rese conto che svolgere il proprio lavoro da remoto non è solo possibile, ma è anche meglio.

Cos’è e come funziona lo smart working? Quali vantaggi comporta? Come svolgerlo al meglio? Quali strumenti possono venire in supporto? E quali sono i Paesi in cui è più diffuso? Iniziamo a rispondere a un po’ di domande.

Smart working: cosa significa e come funziona

Cos’è lo smart working? In italiano è il “lavoro intelligente”, o anche “lavoro agile”, si tratta di una differente modalità di esecuzione del lavoro subordinato che non prevede vincoli di luogo e di orario. Viene stabilito attraverso un accordo tra le parti, quindi tra datore di lavoro e dipendente. E, in base agli accordi presi, le mansioni possono essere svolte completamente da remoto oppure in parte in ufficio e in parte all’esterno.

Non ci addentriamo a parlare di luoghi di lavoro, dotazione tecnologica (ossia dei dispositivi che l’azienda deve o non deve fornire ai propri dipendenti per lavorare da remoto), rimborso dei costi fissi, diritto alla disconnessione o altro poiché tutti questi aspetti cambiano da Paese a Paese. Ci limitiamo però a una specifica importante: in nessun caso è prevista una differenza retributiva tra i dipendenti che lavorano in “smart” e quelli che lavorano in azienda.

In questa nuova (non per tutti i Paesi) modalità di esecuzione del lavoro, il contributo dei dipendenti viene “misurato” in termini di cicli e di obiettivi, e non più in termini di ore di permanenza in ufficio. Un bel cambiamento, insomma, che riguarda non solo le modalità e i processi, ma soprattutto l’introduzione di una nuova filosofia manageriale.

Smart working e telelavoro: non sono due sinonimi!

Nella prima fase della pandemia da Covid-19, molte persone si sono ritrovate a svolgere la propria prestazione lavorativa da casa, rispettando però gli orari d’ufficio. Ecco, iniziamo a fare chiarezza: questo non è smart working ma telelavoro.Il telelavoro, così come lo smart working, prevede che il lavoratore o la lavoratrice svolga il proprio lavoro da remoto ma, a differenza dello smart working, contempla dei vincoli temporali: gli orari di lavoro sono rigidi e, di solito, rispecchiano quelli del personale che lavora in sede. Nel telelavoro si perde, quindi, quella filosofia manageriale che ridisegna il concetto di tempo e ragiona per obiettivi.

Vantaggi e svantaggi dello smart working

Il lavoro da remoto nasce per meglio conciliare i tempi di vita e di lavoro dei dipendenti. E anche per le aziende (e per l’ambiente) i vantaggi non mancano. Nel bilancio tra i pro e i contro è innegabile che i primi vincano. Ma passiamo in rassegna, con ordine, vantaggi e svantaggi così anche voi potrete trarre le vostre conclusioni.

I vantaggi per le aziende:

personale più responsabilizzato e più motivato (questo comporta una crescita dei talenti);
incremento della produttività,
riduzione dell’assenteismo;
abbattimento dei costi per la gestione degli spazi fisici.

I vantaggi per i dipendenti:

più flessibilità nell’organizzazione della propria giornata;
miglioramento dello stile di vita;
riduzione dello stress;
riduzione dei tempi e dei costi per gli spostamenti;
aumento della motivazione e della soddisfazione.

I vantaggi (preziosissimi) per le città e per l’ambiente:

meno traffico;
riduzione dell’inquinamento: diminuzione delle emissioni di anidride carbonica.

Quali sono i possibili svantaggi di una modalità di lavoro da remoto?

Per i dipendenti: difficoltà a separare il lavoro dalla vita privata (tempi e luoghi spesso coincidono) e stress dovuto a un utilizzo intenso delle tecnologie digitali.
Per i dipendenti e per l’azienda: senso di isolamento e poca partecipazione.
Per l’azienda: timore di avere poco controllo sulle risorse e sulla produttività.

Riguardo i contro, ci teniamo a sottolineare che si tratta di problemi che possono insorgere solo quando il lavoro da remoto non è gestito come si deve. Dunque: come organizzarsi per arginare i problemi e godere solo dei benefici?

Smart working: come gestirlo al meglio e con quali strumenti

Sembrerà banale, ma una prima cosa che è importante capire è chi può lavorare a distanza e chi no. È fondamentale infatti riuscire a concepire modelli di lavoro diversi (full smart working, smart working ibrido o lavoro in sede) per dipendenti che hanno mansioni specifiche. Come prima cosa, quindi, si analizza con cura la situazione, prendendo in considerazione le persone, i loro bisogni, la loro indole, le loro mansioni. È il primo passo per non sbagliare. Fatto questo, resta solo da organizzarsi.

Il datore di lavoro è bene che:

Si assicuri che i dipendenti abbiano tutte le risorse IT necessarie. Ogni persona deve avere la strumentazione adeguata per svolgere le proprie mansioni esattamente come farebbe in ufficio. Anzi, di più: poiché da remoto nasce la necessità di avere i giusti mezzi per facilitare le comunicazioni e la collaborazione.
Organizzi momenti di confronto periodico tra il team e tra datore di lavoro e dipendenti. Serve a evitare il senso di isolamento e serve per continuare a far sentire tutte le persone coinvolte all’interno dell’azienda. I contatti costanti aiuteranno anche il datore a superare quel senso di mancanza di controllo sul personale e sui processi.
Rispetti gli spazi di vita privata dei propri dipendenti. Il lavoro a distanza non autorizza le persone a chiamare o inviare email a qualsiasi ora del giorno o della notte.

Per migliorare la propria modalità di lavoro in smart è bene che i dipendenti:

Adottino ritmi di lavoro “sani”. Per quanto flessibili, fa bene darsi degli orari per separare la vita lavorativa da quella privata. Ed è importante anche fare delle pause per evitare il rischio di burnout.
Organizzino il proprio spazio di lavoro: è meglio avere una postazione fissa con tutto l’occorrente per lavorare, magari separata dagli altri ambienti della casa. In questo modo è più semplice concentrarsi e “disconnettersi” (anche mentalmente) quando si finisce di lavorare.

Visto che abbiamo parlato di risorse IT, vi vogliamo lasciare una lista di 4 strumenti per lavorare da remoto che potrebbero aiutarvi a gestire meglio il lavoro:

Trello: un software per tenere sotto controllo i progetti in corso e le attività da svolgere.
Asana: un altro software utile per gestire e condividere progetti con il proprio team.
Slack: per chattare con il team e organizzare chat su specifici progetti.
Webex: per fare riunioni online e video conferenze. Potete anche registrarle, prendere appunti attraverso la trascrizione automatica e condividere contenuti.

Smart working: i Paesi in cui è più diffuso e cosa è successo dopo la pandemia

Negli ultimi anni, aziende e lavoratori in diversi Paesi d’Europa hanno potuto saggiare i benefici dello smart working: alcuni l’hanno solo implementato, per altri è stata una vera e propria scoperta. C’è chi ha scelto di mantenerlo anche dopo la fine della fase più acuta dell’emergenza e c’è anche chi, invece, ha fatto qualche passo indietro.

Nei Paesi Bassi, per esempio, lo smart working era una modalità di lavoro consolidata ben prima dell’emergenza sanitaria. L’arrivo della pandemia ha contribuito a innalzare ancora di più il numero di lavoratori agili, che nel 2021 sono diventati ben il 57,6%. Stesso discorso vale per l’Irlanda, che tra il 2020 e il 2021 ha visto aumentare dell’8% i lavoratori in smart working, passando dal 32,6% al 40,6%. Sul podio dei Paesi europei che meglio hanno accolto la modalità di lavoro da remoto ci sono: Paesi Bassi, Irlanda e Belgio.

E l’Italia? In Italia, tra il 2019 e il 2021, la percentuale di lavoratori in smart working è quasi triplicata. Finita la fase più acuta della pandemia, però, tante aziende hanno deciso di richiamare i propri dipendenti in sede. Nel 2023, secondo i dati elaborati dall’Istituto nazionale per l’analisi delle politiche pubbliche, appena il 14,9% degli occupati svolge il proprio lavoro da remoto.

In Europa, la difficoltà nella diffusione dello smart working è perlopiù dovuta alla mancanza di un’adeguata regolamentazione. Come leggiamo nell’articolo di Cristina Casadei su Il Sole 24 Ore “Affinché questa forma possa affermarsi e completarsi occorre risolvere alcuni nodi ed è ragionevole che questo possa passare attraverso la contrattazione collettiva. Tra gli esempi che sono stati elementi di dibattito ci sono i costi del lavoro da remoto, la regolamentazione e il rispetto del diritto alla disconnessione, la risoluzione delle problematiche di salute e sicurezza, non solo rispetto all’adeguatezza degli strumenti di lavoro ma anche ai rischi di stress e isolamento del lavoratore. E poi la privacy: il lavoro a distanza comporta un forte rischio di intrusione nella vita delle persone nonché di controllo algoritmico e sulle proprie prestazioni di lavoro.”

Ma noi siamo ottimisti: i benefici legati allo smart working sono talmente grandi che siamo certi che i nodi verranno sciolti attraverso un’adeguata regolamentazione. Speriamo presto, perché il futuro ci aspetta.