Come impostare un preventivo e strutturare un brief per un progetto di graphic design

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Preparare un preventivo o un brief per un progetto di graphic design è una questione più delicata di quel che sembri. Di seguito ti offro alcuni suggerimenti in merito a determinati aspetti che dovreste prendere in considerazione.

Stilare un preventivo per un progetto di graphic design

Sei stato contattato da un potenziale cliente che vorrebbe commissionarti un progetto. Esistono due modalità principali con cui poterlo preventivare: fatturando all’ora o per l’intero lavoro. Tuttavia, entrambi i metodi hanno i loro pro e contro.

Preventivo con tariffa oraria

Se opti per quest’opzione, puoi letteralmente fatturare ogni ora di lavoro applicando la tua tariffa oraria. Lo svantaggio è che, se lavori velocemente, rischi di andarci a perdere. È inoltre improbabile che un nuovo cliente decida di lavorare in questo modo, soprattutto se collaborate da remoto ed è impossibile tenere il conteggio delle ore.

Preventivo con tariffa forfait

La maggior parte dei clienti ti chiederà un preventivo per l’intero progetto/lavoro. In questo modo avranno un’idea precisa di quanto gli verrà a costare un determinato progetto. Può essere un’opzione vantaggiosa se lo porti a termine rapidamente e senza problemi. Tuttavia, assicurati di “preventivare” un po’ di tempo extra nel caso in cui si verificassero degli imprevisti.

In un mondo ideale, il cliente ti comunicherebbe il suo budget così da avere un’idea, in base a tale informazione, del progetto che si potrebbe realizzare. Gran parte dei clienti, però, non rivelerà questo dato per paura di ricevere un preventivo esageratamente alto. Di conseguenza, nel preparare un preventivo, bisogna ponderare la tariffa che si vorrebbe chiedere e l’importo che si presuppone il cliente sia disposto a pagare. Sebbene non lo ammettano pubblicamente, molti designer adattano le proprie tariffe a seconda del cliente per cui lavorano. Ad esempio, nel caso di una grande società, potrebbero farsi pagare di più per un progetto rispetto a quanto chiederebbero a una piccola impresa. Ciò potrebbe sembrare iniquo, ma un’azienda più grande tende a coinvolgere più persone a livello decisionale, il che implica un potenziale protrarsi del processo di progettazione.

Cosa considerare al momento di presentare il preventivo per un progetto

Quando presenti il preventivo per un progetto di design, devi tenere in considerazione quanto tempo impiegherai più eventuali costi esterni da sostenere.

1. Quante opzioni di design devi realizzare?

Quante opzioni di design devi fornire al cliente? Se parte completamente da zero con il progetto, probabilmente avrà bisogno di vedere più opzioni con cui schiarirsi le idee. Ad esempio, se il tuo compito è creare un nuovo logo per un’azienda, potresti includere nel preventivo la progettazione di quattro opzioni di logo iniziali. In questo modo il cliente si farà un’idea di cosa potrà aspettarsi; se poi riesci a realizzare una quinta opzione che ti piacerebbe presentare, potrai offrirla come extra.

2. Quanto tempo ti porterà via il lavoro?

Stima indicativamente il tempo che un determinato lavoro ti richiede e moltiplicalo per la tua tariffa oraria. Con l’esperienza ti verrà più semplice farlo. Tuttavia, la quantità di tempo richiesta da un progetto può variare da cliente a cliente a seconda del loro livello di organizzazione e della misura in cui sanno esattamente cosa vogliono.

3. Valuta l’ipotesi di suddividere le fasi di progettazione

Potresti strutturare il preventivo suddividendo il lavoro in elementi separati. Ad esempio, immagina di dover progettare una brochure di 36 pagine. Potresti proporre un costo iniziale per creare 3 opzioni di copertina della brochure, così da mostrarne l’aspetto e lo stile, e distribuirlo su ciascuna opzione. Dopodiché, a parte, potresti stilare un secondo preventivo per progettare e impaginare le 36 pagine nello stile scelto. Ciò significa che una volta ultimate e accettate le prime bozze, potresti già fatturare quella fase del lavoro. Quest’opzione gioca particolarmente a tuo favore se il cliente impiega un’eternità a fornirti tutte le informazioni richieste per la brochure.

4. Quante modifiche includere?

Quando stimi il costo di un progetto, includi nel preventivo una quantità ragionevole di modifiche, ma fissa anche dei limiti. Ad esempio, per il progetto di un volantino potresti inserire una dicitura del tipo “Il presente preventivo include 3 serie di correzioni/modifiche da parte dell’autore”, esplicitando a continuazione che le eventuali modifiche aggiuntive saranno addebitate alla tua tariffa oraria. Se poi il progetto richiede più di 3 serie di modifiche, puoi sempre decidere di non addebitare le correzioni successive e offrirle come favore personale. Ma almeno in questo modo eviti che la quantità di modifiche incluse nel prezzo diventi eccessiva.

5. Specifica i materiali che il cliente deve fornire e le eventuali aggiunte

Assicurati di specificare nel preventivo tutti i materiali che il cliente dovrebbe fornirti. Ad esempio, se lavori ad una brochure potresti aggiungere “sottinteso che il cliente fornisca tutti i testi e le immagini richiesti”. Potresti inoltre sottolineare che eventuali immagini, foto o illustrazioni richieste verranno addebitate come extra.

6. Anticipi

A seconda di quanto tu conosca il cliente, all’interno del preventivo potresti voler fare menzione di un anticipo, il quale potrebbe ammontare fino al 50% del totale e che verrebbe saldato dal cliente prima di iniziare il lavoro.

Raccogli le informazioni necessarie proponendo un questionario

Vi sono diversi modi per ricevere un brief dal cliente. Puoi farlo di persona, al cellulare, via Skype o tramite e-mail. A meno che il cliente non sappia già quali informazioni sul progetto fornire, il modo migliore per ottenerle è creare un questionario per poter coprire tutti gli aspetti da conoscere. Ovviamente le domande varieranno a seconda del tipo di progetto per il quale si sta creando il brief, ma qui prenderemo come esempio un brief per la progettazione di una brochure. Pensa agli elementi più importanti che devi conoscere.

Formato e numero di pagine

Assicurati di conoscere le dimensioni della brochure e il numero di pagine. Alcuni clienti non avranno la più pallida idea delle tipologie di pieghe o dei formati di carta standard, pertanto potresti doverli aiutare a comprenderli.

Linee guida esistenti

Devi sapere se stai per iniziare un progetto totalmente da zero o se esiste una letteratura o delle linee guida precedenti a cui fare riferimento. Ad esempio, l’azienda potrebbe già avere dei caratteri, uno stile e una palette di colori predefiniti a cui devi attenerti.

Individua il mercato di riferimento

Devi scoprire il mercato target del progetto in modo da poter ricercare le tipologie di design potenzialmente più accattivanti.

Stile/Concept

Chiedi al cliente quali sono i tipi di design che più gli piacciono. Se possibile, chiedigli di mostrarti esempi di altri marchi/design aventi un “qualcosa” di simile a ciò che sta ricercando. Due persone possono avere due concetti diversi di “esclusivo” o “alla moda”, ma un’immagine è in grado di mettere entrambi sulla stessa lunghezza d’onda.

Messaggio

Devi capire esattamente il tipo di messaggio che il cliente vuole trasmettere e quale azione desidera che il lettore intraprenda.

Concorrenza

Scopri chi sono i concorrenti dell’azienda e cosa piace o meno al cliente del loro design.

Tempistiche/scadenze

Assicurati di conoscere tutte le scadenze del cliente. Deve produrre questa brochure per un evento specifico? In tal caso, devi sapere quanto tempo ci vorrà per la stampa e calcolare le tempistiche in modo da capire entro quando ultimare il progetto. Potresti inoltre informare il cliente del momento in cui dovrà inviarti tutti i materiali necessari per rispettare la scadenza fissata.

Specifiche di stampa

Se il cliente intende stampare la brochure da sé, è necessario che ti fornisca le specifiche di stampa della società impiegata. Se invece sei tu a stampare il progetto, dovrai conoscere le specifiche richieste dal cliente, come il tipo di carta, l’eventuale laminazione e il numero di copie da stampare.

Cosa fare quando il cliente ti fornisce un brief inadeguato

Ci siamo passati tutti. Ricevi un brief dal tuo cliente e scopri di avere pochissime informazioni o di non capire bene cosa vuole. Ci sono un paio di modi per affrontare una situazione del genere.

Scrivi un brief nel modo in cui vorresti fosse fatto e inviaglielo

Ho partecipato a dei briefing in cui le persone discutevano tra loro su cosa volessero. Una volta tornato a casa, ho annotato in un report/brief tutto ciò che pensavo fosse stato deciso. L’ho quindi inviato per e-mail al cliente chiedendogli di dargli un’occhiata e, prima di procedere, di confermare che quanto avevo scritto era ciò che effettivamente voleva. Questo significa anche che, se in seguito avesse cambiato idea, avrei avuto tutto il diritto di farmi pagare il lavoro aggiuntivo.

Crea una moodboard e mostragliela

Se il cliente è incerto sul tipo di stile/aspetto desiderato, prova prima ad assemblare una moodboard da mostrargli. Farlo è semplicissimo: basta creare una “bacheca segreta” su Pinterest che puoi condividere con lui. Parlagli dei vari stili presenti sulla moodboard e scopri cosa ne pensa.

Mi auguro di averti dato qualche idea sugli aspetti da prendere in considerazione quando, la prossima volta, penserai al preventivo per un progetto di graphic design o scriverai un brief.

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