Come organizzare il proprio lavoro grafico per consegnare in tempo

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Se lavori come freelance o gestisci un’attività di design, saprai che è fondamentale consegnare un lavoro in tempo per mantenere una buona reputazione. Quando sei impegnato e devi destreggiarti tra più progetti, è importante organizzare e gestire ogni lavoro con attenzione. Ciò non solo ti permetterà di consegnare il lavoro in tempo, ma renderà anche l’intero processo di gran lunga meno stressante.

Informati sulle scadenze del cliente

Prima di prendere un impegno nei confronti di una scadenza, scandisci le tempistiche del progetto per dedicare a ciascuna fase la giusta quantità di tempo. Ad esempio, calcola quanto tempo ci vorrà per stampare il lavoro, nonché il tempo necessario per le foto o altri servizi esterni. Assicurati che il cliente si impegni a fornire tutto il materiale di cui hai bisogno, tra cui il testo del progetto. Solo dopo aver stabilito questi elementi potrai calcolare i tempi necessari, preventivandone un po’ per eventuali modifiche e approvazioni da parte del cliente. Ancora più importante è seguire una tabella di marcia ferrea nel caso in cui vi sia una scadenza fissa, come una mostra, entro la quale il tuo lavoro di progettazione deve essere ultimato.

Se possibile, riservati un margine di tempo extra

Se puoi, riservati del tempo extra nel caso in cui qualcosa non vada secondo i piani. Seppur raramente, a volte capita che i file vengano corrotti o che le modifiche apportate dal cliente richiedano più tempo del previsto. È meglio concedersi un po’ più di tempo per concludere un lavoro e fare bella figura col cliente consegnando in anticipo, piuttosto che il contrario.

Annota i progetti utilizzando un sistema di numerazione

Usa un sistema di registrazione per ogni lavoro che ti viene commissionato. Può sembrare scontato, ma conosco designer freelance che non lo fanno. Il mio sistema consiste nell’avere un’agenda professionale cartacea. Si tratta di un blocco A4 con copertina rigida che ho diviso manualmente in colonne con un righello. La prima colonna contiene la data, a seguire il numero personale assegnato al lavoro, quindi il nome del cliente, la descrizione del progetto dove annoterò anche il compenso totale, e infine una colonna dedicata alla data di fatturazione grazie alla quale posso controllare facilmente se ho già fatturato o meno un lavoro. Se preferisci qualcosa dall’aspetto un po’ più formale, puoi progettare e stampare le tue agende in maniera digitale. Naturalmente, se opti per quest’opzione, puoi utilizzare un foglio di calcolo o potresti trovare un’app che ti permetta di realizzare qualcosa del genere.

Pianificazione e liste delle cose da fare

Una volta fissato il lavoro e programmate le scadenze, devi pianificare il progetto in funzione di tutti gli altri eventuali lavori che hai. Ci sono diversi modi per farlo, dalle tradizionali carta e penna alle app mobile. Quando ho iniziato la libera professione, ero solita scrivere al computer e stampare una lista che mostrava tutti i miei lavori nella parte superiore. Dopodiché, sotto ogni giorno della settimana, annotavo il design a cui avrei lavorato. Se arrivava un nuovo progetto, lo segnavo su un pezzo di carta e il giorno seguente modificavo l’elenco aggiungendo il nuovo lavoro e cancellando quelli che avevo completato. Suona un po’ antiquato ora, ma all’epoca mi trovavo bene e in qualche modo mi piaceva l’immediatezza di quell’operazione.

Da allora ho iniziato a usare diverse app. La prima è “Things” (Mac e iOS), che consiglio, sebbene sia leggermente cara se la si vuole utilizzare sia su fisso sia su mobile. Ora sono passata a Todoist (Mac, PC, iOS, Android, Browser), simile in termini di utilizzo e disponibile sia nella versione gratuita sia in quella premium, in base alle proprie esigenze. Un altro suo vantaggio è che se collabori a dei progetti puoi assegnare attività ad altre persone dall’interno dell’app purché anch’esse abbiano Todoist.

Todoist consente inoltre di suddividere i progetti in attività più piccole e pianificare attività ripetitive, il che è vantaggioso se hai progetti ricorrenti. Con la versione premium puoi anche impostare promemoria sul cellulare o sull’e-mail, molto utile per tenere i progetti sotto controllo.

Sbriga più lavoro possibile in anticipo

Se i tempi stringono, sbriga quanto più lavoro di preparazione possibile prima di ricevere tutti gli elementi. Ad esempio, potresti far approvare lo stile del documento utilizzando Lorem ipsum prima di ricevere il testo definitivo. Potresti anche creare una moodboard da cui trarre ispirazione e procurarti fotografie stock o possibili stili di illustrazione prima di ricevere tutte le risorse dal tuo cliente.

Fissa delle scadenze con il cliente

Se hai scadenze molto ravvicinate, potresti voler concordare per iscritto con il cliente il giorno in cui dovrà inviarti tutto il materiale per poter consegnare il lavoro in tempo. Nulla di troppo formale, basta una semplice e-mail indicante un tempo limite. Sebbene sia possibile aggiungere ore extra in casi strettamente necessari, non è di certo lo scenario ideale.

Chiedi un aiuto extra se ne hai bisogno

Se la quantità di lavoro da completare in un breve lasso di tempo ti preoccupa, prendi in considerazione l’idea di chiedere un aiuto esterno. Ad esempio, se hai da ritagliare tantissime immagini con Photoshop, magari potresti esternalizzare questa parte del lavoro mentre tu lavori ai concept. Un’altra opzione consisterebbe nel condividere il lavoro con un amico designer di cui ti fidi.

Comunica costantemente con il cliente

Inutile dire che è di fondamentale importanza mantenere una comunicazione con il cliente. Se aspetti dei file, ma questi tardano ad arrivare, sollecitali il prima possibile. Le e-mail possono andare perse o finire nella cartella della posta indesiderata, quindi è meglio verificare piuttosto che presumere semplicemente un ritardo. Ma se così fosse, è pur sempre utile ricordare al cliente eventuali scadenze imminenti per stampa, ecc. Questi potrebbe lavorare a molti progetti in contemporanea, pertanto la scadenza del tuo progetto potrebbe non essere in cima alle sue priorità come invece lo è per te.

Utilizza fornitori affidabili (ad esempio tipografie) e riserva del tempo aggiuntivo

Se hai una scadenza ravvicinata, rivolgiti a una tipografia o ad altri fornitori affidabili che sai consegneranno il lavoro in tempo. Se in genere non ti occupi di un determinato tipo di lavoro, chiedi qualche raccomandazione in giro e controlla le recensioni online. Alcune tipografie online offrono anche stampe urgenti a un costo aggiuntivo. Se riesci, riserva un po’ di tempo extra per eventuali servizi esterni su cui non hai pieno controllo, anche a costo di sacrificare del tempo per il tuo lavoro.

Mi auguro che questi consigli possano aiutarti a consegnare i tuoi progetti sempre in tempo.

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