Come gestire il tempo per vivere e lavorare meglio

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I lavori creativi impongono una gestione dei tempi impeccabile. Bisogna documentarsi, ideare, realizzare i propri lavori. E poi ci sono i tempi di consegna, gli aggiustamenti in base alle richieste del cliente… Per impiegare al meglio il proprio tempo bisogna conoscere il time management. Ma che cos’è in concreto?

Cos’è il time management?

Time management: due parole che significano gestione e organizzazione ottimale del proprio tempo. Non solo per il lavoro, ma anche per migliorarsi ed essere più efficaci in qualsiasi attività si svolga. Un’altra parola che spaventa nel lavoro è questa: scadenze. Dipendente o freelance, nel lavoro c’è sempre una data ultima per la consegna. Proprio qui entra in gioco il tempo, e diventa indispensabile ottimizzare il modo in cui viene speso.

Il tempo è la commodity di più alto valore che possiede un essere umano. 1440 minuti in un giorno da poter gestire, un valore uguale per tutti. Nessuno può cambiarlo. Molti però non riescono a “sbloccare” l’enorme potenziale insito in questi preziosi minuti, che nel frattempo diventano ore, giorni, mesi perduti se non messi a sistema.

Ma la vita di tutti giorni non è così semplice, non può essere sempre scandita da un calendario o da una to-do-list. Sarebbe troppo facile. L’imprevisto è dietro l’angolo, gli impegni giornalieri si accavallano. Bisogna evitare, allora, che il tempo diventi un tiranno e cercare di trasformarlo in un prezioso alleato.

Il tempo non è denaro

Il tempo è il bene più prezioso che abbiamo. La gestione del tempo non nasce da qualche libro di successo o da qualche guru della crescita personale, ma fondamentalmente dalla filosofia. Come usiamo il nostro tempo per rendere significativa la nostra vita? Questa è la domanda da porsi. Il Time Management moderno è scritto però dai consulenti, non dai filosofi. Trucchi, sistemi e consigli per fare di più, lavorare più velocemente, essere più efficienti. Ottimi sistemi per alcuni, ma si deve partire dalle domande giuste. Perché, innanzitutto, dobbiamo gestire il tempo? Perché il tempo è prezioso, direbbero in molti. Ma allora quanto vale?

Il tempo non è denaro e lo dicono anche diversi studi. Le persone che collegano il proprio tempo direttamente ai soldi sono più soggetti a forte stress, sempre di fretta e, semplicemente, meno felici. Secondo il filosofo romano Seneca, se si pensa che il tempo è denaro si sta dando un valore davvero basso al proprio tempo. Basso perché il tempo a disposizione è limitato: non quello di un giorno, anche quello della vita intera. Quando si arriva a questa conclusione si comprende il suo vero valore, che non ha di certo una tariffa oraria.

Tecniche di Time Management: a ciascuno la sua

Ci sono periodi in cui si accumulano ritardi e notti insonni per consegnare un lavoro. Qualcuno potrebbe pensare che dalle maratone notturne possa spuntare il genio della creatività, il lampo improvviso che trasforma un progetto in oro. Possibile, ma raro. Il primo errore da evitare è pensare che la creatività provenga dalla pressione del lavoro stesso. Sono la buona organizzazione e la costruzione di abitudini sane a portare un valore aggiunto. Si può arrivare alla consegna dopo una notte insonne, ma stremati e incapaci di passare velocemente a un nuovo progetto o a un nuovo task in azienda.

Organizzare il proprio tempo vuol dire quindi scegliere e certe volte dire anche di no, per evitare il burnout da stress. No a un cliente, ad esempio: le scelte che si fanno oggi influiscono sul tempo da dedicare domani a un determinato progetto. Ci sono diversi metodi pratici per ottimizzare i propri tempi e alcuni sono molto semplici. Eccone alcuni.

Pomodoro Technique

È una tecnica molto semplice, e per molti anche efficace, per migliorare la concentrazione. Inventata da Francesco Cirillo alla fine degli anni ’80, deriva il suo nome dai classici timer da cucina a forma di pomodoro. Ecco come funziona:

  • Si trova un timer da cucina o si scarica un’app “tomato timer” per Android o IOS
  • Si divide il proprio lavoro in intervalli di 25 minuti, scegliendo un solo task dalla propria lista
  • Per 25 minuti ci si concentra al 100% sulla propria attività, qualunque essa sia
  • Finito il timer, si fa una breve pausa di 5 minuti
  • Ogni 4 pomodori ci si può fermare per 15 minuti

Analisi di Pareto

Il principio di Pareto dice che l’80% delle attività sono completabili nel 20% del tempo a disposizione. Il restante 20% sarà completato con l’80% del tempo. Si dividono le attività in due parti e si consiglia di svolgere prima quelle che richiedono meno tempo. Con la legge 80/20 si arriverà, dopo aver speso il 20% del proprio tempo, a completare l’80% delle attività.

A ciascuno le sue regole

A prescindere dagli impegni personali, i metodi e le regole “degli altri” non sono adatti a tutti. Ognuno quindi può darsi delle regole, ricordando sempre che è impossibile fare tutto in poco tempo. Si potrebbe decidere quali sono le proprie ore più produttive e concentrare il proprio lavoro (o scrivere, disegnare, leggere) in quella finestra temporale. Capire che il letto serve a dormire, non a lavorare o studiare. Oppure che le piccole pause non sono solo necessarie ma vitali. Si tratta di ascoltarsi e di capire quali abitudini possono essere più semplici da adottare e mantenere.

Credits: CC2.0 Dan Taylor / Heisenberg Media –  https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Elon_Musk_-_The_Summit_2013.jpg

Il time management delle persone più indaffarate al mondo

Elon Musk, Arianna Huffington, Mark Zuckerberg: di sicuro sono persone estremamente indaffarate a guidare colossi aziendali come Tesla e Facebook. Zuckerberg indossa lo stesso modello di t-shirt e jeans ogni giorno, riducendo così il numero di decisioni da prendere al mattino, per esempio cosa indossare. E’ un modo per ottimizzare il proprio tempo fin dal risveglio.

Musk non divide i giorni in ore, ma in piccoli slot da 5 minuti. Un’organizzazione molto rigida in cui si susseguono queste piccole unità di tempo che gli permettono di massimizzare ogni minuto che passa. Arianna Huffington ad esempio non guarda la casella email almeno 30 minuti prima di andare a dormire e non la controlla appena sveglia. Ognuno quindi applica le proprie tecniche, ma la cosa fondamentale è essere realisti. Non far diventare l’organizzazione stessa una perdita di tempo.

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