Come compilare una busta da lettera: info e indicazioni pratiche
Prima o poi capita a tutti: c’è da spedire via posta una busta da lettera cartacea contenente una comunicazione. Quale che sia il contenuto della busta, importante o meno, per farla arrivare alla sua destinazione occorre che il fronte e il retro della busta siano compilati adeguatamente e che alla busta da lettera sia applicato il giusto francobollo.
In questo articolo spieghiamo passo passo e in modo sintetico, ma dettagliato, quali dati e informazioni trascrivere sulla busta da lettera prima di spedirla e come farlo in modo corretto.
Partiamo subito.
L’intestazione di una busta da lettere: mittente e destinatario
L’intestazione di una busta da lettera è semplice.
I dati del mittente (chi invia la lettera) e del destinatario (chi riceverà la lettera) devono essere scritti chiaramente sulla busta da lettera, per consentire al servizio postale di recapitarla.
Sulla facciata posteriore della busta (che va chiusa e incollata) devono essere scritti i dati del mittente, mentre sulla facciata anteriore vanno inseriti i dati del destinatario.
La busta da lettera così compilata è pronta per essere imbucata e spedita.
Ma vediamo più da vicino, con esempi pratici, dove e come vanno inseriti questi dati.
Compilare una busta da lettera: la facciata posteriore
Per compilare una busta da lettera bisogna scrivere i dati su entrambe le facciate della busta.
La facciata posteriore della busta è quella che va chiusa e sigillata, con la tipica aletta da incollare. Proprio sulla superficie dell’aletta va scritto l’indirizzo del mittente, cioè di chi vuole inviare la lettera.
Per compilare la busta da lettera l’indirizzo del mittente deve includere:
- Nome e cognome di chi invia la lettera
- Indirizzo di domicilio
- Codice di avviamento postale
- Paese e sigla di provincia
L’indirizzo del mittente può essere scritto tutto in una sola riga orizzontale, come vedete nell’immagine qui sotto.
Oppure si può scrivere l’indirizzo del mittente in tre diverse righe, partendo dall’alto verso il basso, come mostrato nell’immagine qui sotto.
È importante scrivere i dati del mittente senza errori per due motivi.
Il primo motivo è che chi riceverà la lettera potrà leggerli e sapere subito chi gli ha mandato la lettera e da dove proviene.
Il secondo motivo è che, qualora il servizio postale non riuscisse a consegnare la lettera al destinatario, la riconsegnerà all’indirizzo del mittente.
Compilare una busta da lettera: la facciata anteriore
Una volta compilata la facciata posteriore della busta con i dati del mittente, bisogna inserire i dati del destinatario.
L’indirizzo del destinatario va scritto sulla facciata anteriore, nella quale si dovrà anche applicare il francobollo. Per compilare una busta da lettera correttamente, la facciata anteriore dovrà contenere obbligatoriamente i seguenti elementi:
- Francobollo (applicato in alto a destra)
- Eventuale francobollo di posta prioritaria (in alto a sinistra)
- Indirizzo completo del destinatario (scritto in basso a destra)
Nell’immagine qui sotto vedete esattamente dove mettere il francobollo e dove scrivere l’indirizzo del destinatario sulla busta.
L’indirizzo del destinatario deve essere il più possibile completo e contenere informazioni quanto più precise per agevolare la consegna della lettera.
Per questo motivo, l’indirizzo del destinatario può essere più particolareggiato e contenere:
- Nome e cognome del destinatario
- Indirizzo completo (nome della via, numero civico, codice di avviamento postale, nome della località, sigla della provincia)
- Stato nel quale si trova il destinatario (se è all’estero)
- Intestazioni e titoli
- Indicazioni aggiuntive (nome o numero dell’edificio, interno, scala)
- Numero telefonico
Intestazione classica, titoli e cariche, riservatezza: a chi è rivolta la lettera
Per compilare una busta da lettera conviene utilizzare correttamente intestazione, formule di cortesia e titoli da scrivere sulla busta da lettera.
Questi servono a rendere evidente a chi si rivolge la lettera, a farlo in modo appropriato e a mostrare il grado di ufficialità e riservatezza della corrispondenza.
Intestazione classica
Per le lettere inviate a persone diverse da familiari e amici, è buona norma far precedere al nome del destinatario l’intestazione. Questo perché ci rivolgiamo a queste persone per motivi che possono essere di natura commerciale, lavorativa, legale, burocratica etc.
Vediamo qualche esempio pratico di intestazione.
Quando un’azienda manda una lettera e si rivolge a un suo cliente, di solito antepone al nome del destinatario:
- Egregio/a o Gentilissimo/a (se diretta a uomo o donna)
- Spettabile (se diretta a un’azienda)
Questa è l’intestazione classica, che da sola può essere sufficiente a “intestare” (cioè ad attribuire la titolarità della lettera) al destinatario che stiamo indicando nella busta.
Questa intestazione standard è sufficiente per indicare a chi stiamo inviando la lettera.
Ciononostante, se stiamo mandando la lettera a una persona che è titolata, conviene aggiungere il rispettivo titolo o carica professionale che la persona del destinatario ricopre. Soprattutto se ci rivolgiamo a lui in modo formale, in qualità di professionista.
Titoli e carica del destinatario
Oltre all’intestazione, infatti, si è soliti specificare il titolo posseduto dal destinatario, per meglio qualificarlo.
Se la persona possiede più titoli, è buona regola scegliere il più importante.
Quindi avremo, in ordine crescente:
- Sig.re o Sig.ra
- Dott.ssa (per Dottore e Dottoressa)
- Notaio, Avvocato, Ignegnere, Architetto, Professore etc. (a seconda della professione)
- Onorevole (se la lettera è indirizzata a un politico)
- Eminenza o Eccellenza (se la lettera è indirizzata a un’autorità religiosa)
Un esempio concreto di intestazione e di indicazione del titolo è:
Gentilissimo Avvocato Marco Rossi
Via Polenta n. 30, 39900
Verceto (TO)
Specificare il grado di riservatezza della lettera
Se la lettera contiene dati sensibili o informazioni riservate esclusivamente al destinatario, è buona norma indicarlo nella lettera.
Questo perché, spesso, la corrispondenza arriva nelle mani del destinatario passando per altre persone.
Ecco perché si usano le formule:
- All’attenzione di
- C/O (che sta per “care of”, e significa “consegna a cura di”)
Queste due formule indicano un grado di riservatezza della corrispondenza differente.
“All’attenzione di”: quando la lettera può essere letta da altre persone oltre al destinatario
È usato quando si invia una lettera a una persona che lavora per un’azienda o un ente.
La corrispondenza verrà recapitata presso la sede dell’azienda e consegnata al destinatario internamente, da altre persone.
Questa formula si usa quando il contenuto della lettera non ha carattere personale, e può quindi essere letto anche da altre persone prima del destinatario o oltre a lui.
In questo caso, prima del nome del destinatario comparirà:
Spettabile ditta Fortunati S.p.a.
All’attenzione dell’Avvocato Mario Rossi
Via Dei Prati 32, Trapani
CAP 32000
Edificio E
Interno 4C
“C/O”: quando la lettera può essere letta esclusivamente dal destinatario
Questa formula è usata quando si invia una lettera a un’azienda o un’organizzazione nella quale lavora il destinatario o a una residenza privata dove risiede, ma senza che vi sia un preciso recapito o indirizzo privato a suo nome. Se la natura della lettera ha carattere strettamente personale e vogliamo sia letta solo dal destinatario, usiamo “C/O” per specificarlo formalmente.
Anche se la lettera sarà ricevuta e maneggiata da altre persone, la formula “C/O” indica che solo il destinatario è autorizzato ad aprire e leggere la busta. La consegna della busta integra sarà a cura del soggetto indicato subito dopo il “C/O”.
In questo caso, tra i dati destinatario scriveremmo così:
Gentilissimo Avvocato Mario Rossi
C/O Ditta Fortunati S.p.a.
Via Dei Prati 32, Trapani
CAP 32000
Edificio C
Interno 4C
Strettamente Riservato
Qualora la busta da lettera dovesse contenere informazioni personalissime o delicate, si può scrivere, in basso a destra sotto all’indirizzo del destinatario la sigla “strettamente riservato” o “personale”.
In questo modo sarà chiaro a chiunque maneggi la lettera la sua natura confidenziale e che non dovrà essere aperta o manomessa fino all’avvenuta consegna.
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